Hieronder de in houd van de raadsbrief over de stand van zaken.

“Geachte leden van de raad,

Op 1 mei jongstleden hebben wij u op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen op dat moment in de uitvoering van de Conversieregeling Erfpacht 2017 (hierna aangeduid als de afkoopregeling). Rond die tijd werd er nog hard gewerkt om alle erfpachters een correct aanbod te doen toekomen. Intussen is er veel gebeurd en inmiddels is een gestage stroom acceptaties van het aanbod op gang gekomen. Tijd voor een update.

Aanbodbrieven en kwaliteit verzendproces

Tot nu toe zijn voor in totaal 2802 erfpachtadressen brieven aan erfpachters verzonden, waarvan 1099 eengezinswoningen, 1563 appartementen en 140 tuinen, garages of parkeerplaatsen. Er zijn voor 91 erfpachtadressen nog geen brieven verzonden. Het gaat hier om bijzondere situaties. Het streven is om voor al deze gevallen uiterlijk 1 september 2018 een oplossing beschikbaar te hebben. De betrokken erfpachters krijgen dan op basis daarvan een aanbodbrief toegestuurd. De in de brief van 1 mei aangekondigde audit is in de eerste week van mei uitgevoerd door audit en consultancy bedrijf Deloitte. De vraagstelling luidde:

“Voer een review uit die ziet op:

•Verwerking van brondata in de brieven (betreffende WOZ waarden en contract datums);

•Een check op de berekening van de afkoopsom;

•Een check op de verwerking van de data en de berekeningen in de brieven. “

De brieven die in de review betrokken zijn, zijn de aanvullende brieven met verzenddatum 4 mei.

De conclusie van de audit luidde:

“Uit de gevraagde checks en de steekproef zijn geen fouten naar voren gekomen. De berekeningen zoals die in Excel worden gegenereerd leiden tot de juiste uitkomsten en zijn gebaseerd op de door ons bekeken brondata. De brondata en de berekening van de afkoopsom komen op een juiste manier terecht in de brieven uit de steekproef.”

Communicatie en informatieverstrekking

Het uitbrengen van de aanbodbrieven is ondersteund door een aantal communicatie-activiteiten. De informatie op de website is steeds geactualiseerd op basis van de ontwikkelingen in het verzendproces van de brieven. En het onderdeel “Veel gestelde vragen” van de website is voortdurend aangepast n.a.v. binnenkomende vragen. Daarbij is gebruik gemaakt van de door belangenverenigingen, zoals het Platform Erfpacht Utrecht, verzamelde veel gestelde vragen afkomstig van hun leden.

Eind mei en begin juni hebben we verspreid over vier avonden acht informatiebijeenkomsten gehouden. Daarin hebben we uitleg gegeven over de afkoopregeling en het aanbod evenals over het proces dat volgt als erfpachters het aanbod accepteren. Daarbij is veel ruimte gegeven voor het stellen van vragen. De reacties op de informatiebijeenkomsten zijn veelal positief : de verstrekte informatie wordt gewaardeerd. In totaal hebben zo’n 200 erfpachters deze informatiebijeenkomsten bezocht. Op de informatiebijeenkomst van 22 mei heeft RTV Utrecht opnames gemaakt en deze verwerkt in een item over de afkoopregeling (zie https://www.rtvutrecht.nl/nieuws/1774181/).

Vanaf 9 mei 2018 bieden we twee middagen per week de mogelijkheid voor een individueel gesprek met één van de medewerkers aan de balie. Dit gaat op telefonische afspraak. Tot 1 juli is daarvan door zo’n 35 erfpachters gebruik gemaakt. De reacties van de erfpachters, die de balie bezoeken, op de beantwoording van hun vragen zijn veelal positief.

Daarnaast hebben veel erfpachters vragen gesteld via de mailbox erfpacht@utrecht.nl en telefonisch via het KlantContactCentrum (telefoonnummer 14030). De grote aantallen telefoontjes en mails (tot 60 mails per dag) in combinatie met de extra werkzaamheden om alsnog de juiste aanbodbrieven aan de erfpachters te sturen hebben helaas tot een flinke achterstand in de beantwoording van mails en telefoontjes geleid. Op dit moment is de achterstand in de beantwoording bijna volledig ingelopen.

In de eerste helft van 2018 zijn met betrekking tot de afkoopregeling en de uitvoering daarvan 10 officiële klachten binnengekomen, waarvan 6 met betrekking tot overschrijding van de norm voor telefonische bereikbaarheid, die allen gegrond zijn verklaard. Van de 4 binnengekomen klachten met betrekking tot overschrijding van de norm voor informatieverstrekking zijn er 2 gegrond en 2 ongegrond verklaard. Deze 4 hebben betrekking op de in april verzonden brieven. Inmiddels is de uitvoering van de afkoopregeling op orde en vindt de beantwoording van telefoontjes en mails dagelijks plaats. Er zijn recent dan ook geen klachten meer binnen gekomen.

Vervolg

Wij zullen in september alle erfpachters een herinnering aan het aanbod voor Conversie sturen. Daarin wordt ook opgenomen dat de introductieperiode tot 31 januari 2019 wordt verlengd. We besteden daar via de gemeentelijke media (website/twitter) ook aandacht aan en zullen de belangenorganisaties van erfpachters, zoals het Platform Erfpacht Utrecht informeren. In deze brief geven we verder antwoord op onderdelen van de regeling waar we veel vragen over hebben gekregen en/of waar onduidelijkheid over kan ontstaan.

Acceptaties door erfpachters

De afgelopen maanden is er een gestage stroom acceptaties van het aanbod op gang gekomen met een piek na het versturen van de aanbodbrieven. Op dit moment is de instroom zo’n 15 acceptaties per week. In mei is de verwerking van de acceptaties langzaam op gang gekomen, omdat nog veel aandacht uitging naar het verwerken van de binnengekomen mails en telefoontjes en het afwikkelen van de bijzondere gevallen in de aanbodbrieven. In juni is het verwerkingsproces goed op gang gekomen en op dit moment wordt langzaam ingelopen op de liggende voorraad acceptaties. Tot 1 juli zijn in totaal 194 acceptaties binnengekomen, waaronder 15 spoedaanvragen en 37 gevallen hardheidsclausule. Inmiddels zijn er 10 acceptaties gepasseerd bij de notaris. Alle spoedaanvragen zijn afgerond of in behandeling en kunnen voor de gevraagde passeerdatum worden afgerond.

Van de 39 aanvragen voor de hardheidsclausule zijn er 14 van een advies voorzien, 12 positief en 2 negatief, 13 in behandeling en 12 in de wachtrij.

De verwachting is dat er in de laatste maanden van het jaar een grote piek van acceptaties zal optreden als gekozen wordt voor mogelijkheid 2 of 3 in verband met een financieel/fiscaal voordeel bij het zo laat mogelijk accepteren. Om spreiding van deze piek te bewerkstelligen wordt erfpachters de mogelijkheid geboden om mogelijkheid 2 of 3 nu al te accepteren onder voorwaarde dat de passeerdatum bij de notaris al is vastgelegd en voor 1 mei 2019 ligt. Daarmee wordt met wederzijds goedvinden afgeweken van de in de onversieregeling vastgestelde afhandeltermijn van drie maanden. Deze afwijking heeft geen nadelige gevolgen voor beide partijen.

De incidentele inkomsten van de 10 gepasseerde conversies van de erfpacht bedragen netto € 292.000,- (= afkoopsommen totaal € 334.000,- minus boekwaardes totaal € 42.000,-). Structureel dalen de inkomsten met € 9.000,- per jaar door verminderde inkomsten uit de jaarlijkse erfpachtcanons.

De rechtszaak

Advocatenkantoor Corten De Geer (hierna: De Geer) heeft inmiddels namens een aantal erfpachters en een stichting die de belangen van erfpachters behartigt (SEBU) een rechtszaak aangespannen tegen de gemeente. De gemeente wordt in deze rechtszaak bijgestaan door advocatenkantoor Nauta Dutilh. Dit kantoor heeft ook de gemeente Amsterdam met succes bijgestaan in vergelijkbare erfpachtprocedures die De Geer tegen gemeente Amsterdam heeft aangespannen.

De rechtszaak bestaat uit 2 onderdelen: een voorlopige voorziening en een bodemprocedure. In de voorlopige voorziening vragen de erfpachters om a) een verbod voor gemeente Utrecht om verdere aanbiedingen te doen aan erfpachters tot afkoop van de canon en b) een gebod voor gemeente Utrecht om alle erfpachters die reeds een aanbieding tot afkoop van de canon hebben ontvangen, te informeren over de in deze rechtszaak ingenomen standpunten.

In de bodemprocedure vorderen de erfpachters een verklaring dat een aantal bepalingen uit de AB 1974 en 1983 (gedeeltelijk) onredelijk bezwarend is en dat zij deze bepalingen (gedeeltelijk) rechtsgeldig hebben vernietigd.

Het verweerschrift met betrekking tot de voorlopige voorziening moet uiterlijk 17 juli a.s. bij de rechtbank zijn ingediend. De rechtbank doet vervolgens in beginsel binnen 1 maand een uitspraak over de gevraagde voorlopige voorziening. Over de doorlooptijd van de bodemprocedure kan op dit moment nog niets met zekerheid gezegd worden. In theorie zou er dit jaar nog een uitspraak kunnen liggen, maar onze verwachting is dat een uitspraak pas volgend jaar komt.

Tot slot

Wij hopen u met deze brief voldoende inzicht te hebben gegeven over hoe wij in de periode na 1 mei verder invulling hebben gegeven aan de uitvoering van de afkoopregeling. Wij menen dat onze inzet om de erfpachters goed te bedienen in deze complexe materie – na een moeizame aanloop – inmiddels goed op de rails staat. Ook de komende tijd blijft dit onze nadrukkelijke aandacht vragen.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris, de burgemeester,“